■お詫び
このたびは2017年5月5日開催のSPECIAL5開催につきまして、
さまざまな事前の準備作業・ご案内が遅延し、お問い合わせなどへの対応が
不十分な中での開催となったことにつきまして、まことに申し訳ございませんでした。

また、開催準備を最優先に進めさせていただいたため、開催前に十分な
経緯のご説明ができなかったことについても、改めてお詫びを申し上げます。

当日までこちらが不手際を重ねてしまった状況にもかかわらず、作品や交流を求めてご参加
いただいた参加者の皆様のおかげで大きなトラブルもなく開催を終えることができました。

いっぽうで、参加を見合わせるご判断をされた参加者様がいらっしゃることについても
重く受け止め、再発防止の徹底と、謝罪の意を込めてでき得る限りでの対応をさせていただきたいと考えております。




■SPECIAL5欠席サークル様への対応


当日の欠席サークル数は平時とあまり差がなく、スペース数全体の1割にあたる17sp分でした。
今回の開催までにいただいたご連絡で、参加のご辞退に関するご連絡は1件、
体調不良による欠席のご連絡は2件ございました。

ご連絡がなくとも、こちらの不手際によりご参加いただけなかった方もいらっしゃるかと存じます。

そこで、当日ご欠席となった全サークル様へ、参加費をお返ししたい旨をメールにてご連絡差し上げました。
該当のサークル様は、メールのご確認をお願いいたします。

欠席サークル様へのご対応状況 <6月23日21時半更新>

・6月4日までにご連絡をいただいた欠席サークル件へのご返金が、23日までに完了しております。
>5月24日0時半頃、3サークルへご返金完了の旨、メールにてご連絡いたしました。
>6月23日21時半頃、2サークルへご返金完了の旨、メールにてご連絡いたしました。

・5月24日までで、返金ご辞退のご連絡を4件いただいております。





■SPECIAL5出席サークル様への対応

ご参加いただいたサークル様には、当日まで大変なご迷惑をお掛けいたしました。
お詫びの意を込め、SP5にご参加いただいたサークル様には、開催決定している6月24日の32回開催につきまして、
直接参加1sp1000円、委託参加Aを1800円にてスペースをご用意させていただきます。
(2sp、委託参加Bもそれぞれご用意がございます。詳細は ショタスクラッチ32サークル申込ページ でご確認ください。)

下記『32回開催への対策』より、以降の方針について記載いたしております。
ご参加をお考えいただけるサークル様は、よろしければ併せてご覧いただけますと幸いです。

詳細は、SP5にご出席いただいた全サークル様へ、メールでもご連絡を差し上げました。
該当のサークル様は、メールのご確認をお願いいたします。





■32回開催への対策


代表個人の作業が停滞した際、スタッフ間でカバーする為の体勢が整っていなかった事が、今回の遅延における要因の一つでした。
(詳細は、下記 ■経緯と対策に関するご説明 にてご確認ください。)

そのため、32回開催以降においては、お約束している期日に必ず間に合うよう、
作業についてスタッフ間の連携を見直し、アウトソーシングを依頼いたしました。
それぞれ期日の1週間前に状況を確認し、代表個人で作業が完了しない見通しの場合には
スタッフや委託先にて作業を分担し、完了できるように段取りしております。

万一の事態においても、下記の期日については、必ずお守りするよう、改めてお約束いたします。

5/29(申込〆切1週間後)まで  申し込みがあったサークルの発表
6/10(開催2週間前)まで 配置図・配置入サークルリスト発表
6/14(開催10日前)まで  事前案内到着






■経緯と対策に関するご説明

以下に、このたびの経緯と今後の対策についてご説明いたします。
先行して開催当日のツイートでもお知らせした内容と重複する部分もございますが、何卒ご容赦ください。

このたびの遅延は、実行委員会代表である松村直紀の健康上の理由を発端とするものです。
サークル申込〆切である3月下旬から4月下旬まで代表がほぼ身動きできず、正確な状況把握や周囲との連携が
できないままに、参加者様に対してお約束の期日を大きく過ぎてしまう事態になってしまいました。

健康管理という個人の私事で参加者の皆様にご迷惑をおかけしてしまったことについて、
皆様からご叱責を受けるのは当然のことと、重く責任を感じております。

また、状況のご説明が当日となってしまった事、重ねてお詫び申し上げます。
開催に向けての準備が遅延している中、大変恐縮ながら、まずは経過の説明よりも、
当日滞りなく開催できるよう、準備を整える事に注力させていただきました。
ご心配をお掛けして申し訳ございません。

そして、個人の健康上の理由とは別に、運営体制にも問題があったと受け止めております。
これまで10年余り、ショタスクラッチでは、『代表からの打診を受けてスタッフも作業を分担する』
という流れで開催を準備してまいりましたが、今回のケースでは、最低限の対応もおこなうことができませんでした。

万一の事態に備えた対応策を充分に用意できていなかったことが、これだけの遅れを招いてしまった、最たる要因であると考えております。

今後は上記対策の通り、期日に余裕を持った上で、実行委員会内外で密に連携をとりあい、
確実に作業が完了するように措置を講じました。

仮に今回のような不測の事態があっても、開催に直接影響することなく、参加者の皆様に安心してご参加頂けるよう、尽力して参ります。







■33回以降の開催について

今後の開催につきましても、ご心配のお声があることと承知しております。
今回の件をふまえ、問題点をしっかりと見直し、二度と同じ問題を起こさないように改善していかなければならないと真剣に考えております。

10月開催予定のショタスクラッチ33につきましてはサイト上で開催日程を告知済みであり、
5月5日のSP5当日から申込書の配布を予定しておりましたが、
こちらはひとまず配布開始・サイトオープンを見合わせております。
イベントの詳細をお待ちいただいている方には、まことに申し訳ございません。

上記『32回開催での対策について』でお約束した期日の通り進行し、対策が有効に機能することを確認したうえで、
イベントの詳細を告知し、改めて申込受付を開始させていただきたいと考えております。

※32回開催については、申込〆切や開催までの期間が非常に短くなっておりますが、
このような状況の中でもお申込やお問合せなどをいただいている状況にありましたので、
対策を立てつつ開催する形をとらせていただきました。













■終わりに  ・ ・ ・ 実行委員会 代表 松村直紀

これまで10年余りショタスクラッチを開催してきた中で、今回のような問題が起こった場合にも
対応ができるような体制を整えておくことができませんでした。
ひいてはそれは、私個人の能力や認識が不足していたということに他ならず、
まったくもって私の不徳の致すところであったと痛感しております。

このような私事でせっかく晴れの日にお申込をいただいた素晴らしいサークルの皆様方に、
多大なるご迷惑をおかけしてしまったこと、お詫びの申しあげようもございません。

SPECIAL5当日は、ご参加いただいた直接参加サークルの皆様へ、サークル入場時間中と、開場後1時間ほどして
混雑が落ち着いた頃から閉場時まで、直接頭を下げてお詫びをお伝えしたく、
お忙しいところお時間をいただきました。

早期完売となり順次撤収されていたサークル様には、直接お詫びさせていただくことが叶わず、誠に申し訳ございません。
当日、ご挨拶に伺えなかったサークル様の選定に際し優劣などがあった訳ではない事を、
この場を借りて改めてお詫びとともに申し上げさせていただきます。

また、謝罪に伺った際、有り難くも暖かいお言葉や、今後に期待するお言葉をいただくことがありました。
SPECIAL5開催を終えてからも、皆様の優しいお言葉に安易に甘えてしまってはいけないと自らを戒める気持ちで、
今後の運営についてどうしていくべきかを考え続けています。

ショタスクラッチが第一回から開催趣旨として掲げてきた「安定と継続を目標とした運営」を実現することの難しさと、
力不足にやりきれない気持ちでいっぱいです。

しかしながら、今回の失敗を理由に投げ出してしまうのではなく、二度と同じ過ちを繰り返さぬよう、
お許しいただけるのであれば再出発をして、参加者の皆様との信頼関係を積み重ね、
イベントという場を提供していけるように、初心にかえってイベントの継続に尽力をさせていただくことで
代表としての責任を全うし、精進していきたいと思っております。


繰り返しになってしまいますが、改めまして、このたびは多大なるご心労、ご迷惑をおかけし、
誠に申し訳ございませんでした。伏してお詫び申し上げます。





2017年5月17日
ショタスクラッチ実行委員会
代表 松村直紀







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